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Con delle soluzioni convincenti è possibile evitare uno shock culturale

prof. dr. ruile herbert

La progettazione di una nuova infrastruttura logistica viene influenzata dai fattori più diversi. Altrettanto importante è l’atteggiamento di cooperazione tra costruttore e cliente. Questo garantisce per entrambi i soci una soluzione costruttiva, afferma il Prof. Herbert Ruile.

Spesso un’azienda che si deve confrontare con problemi nel settore intralogistico ha delle idee fisse su come si dovrebbero risolvere tali problemi. Come dice la massima: “Abbiamo sempre fatto così!” Dopo un’analisi della situazione, spesso tuttavia esistono nel locale altre alternative più adatte. Come convincere il cliente di una soluzione che non si era immaginato così?

Prof. Dr. Herbert Ruile: L’esperienza insegna che molte aziende in realtà sono pienamente soddisfatte dell’infrastruttura logistica esistente. L’impianto funziona e si può guadagnare abbastanza. Ma la pressione di ottimizzare l’infrastruttura logistica deriva in prima linea dal mercato, per esempio da deficit di rendimento rispetto alla concorrenza. Poi si annunciano estese riflessioni per ricercare i motivi di questa evoluzione. Se a questo punto il consulente logistico arriva ad accorgersi che l’infrastruttura esistente necessita di notevoli modifiche, questo può causare uno shock culturale in azienda. É importante presentare al cliente una nuova soluzione che sia più convincente e familiare possibile, e mostrargli soprattutto i vantaggi del nuovo impianto. In primo piano si trova però anche la domanda di come reagisce l’azienda di massima alle modifiche sul mercato, quanto è dinamica e che percentuale di cambiamento è in grado di tollerare l’azienda. Queste domande devono essere discusse in modo intensivo con il cliente e i suoi collaboratori.

La realizzazione di un impianto logistico più efficiente è in molti casi collegato all’introduzione di nuovi processi lavorativi. Una sfida per l’azienda e il fornitore di servizi logistici. Quale ruolo assume in questo caso la cultura aziendale dei partner e quali potenziali conflitti si devono tenere in considerazione?

Prof. Dr. Herbert Ruile: Durante la progettazione di una nuova infrastruttura logistica entra in gioco un’intera serie di fattori. Ad esempio, il cliente deve essere convinto che in futuro sarà in grado di affrontare le sfide da parte del mercato o della propria clientela soltanto con un impianto moderno. Nell’ambito di questa discussione di certo è di aiuto se il cliente chiarisce già nella fase introduttiva, eventualmente con un altro consulente, quale soluzione sarebbe la migliore per lui. Spesso non è facile per i fornitori di sistemi e i consulenti orientati alla tecnologia accompagnare il gestore nel giusto inserimento nell’impianto programmato. Se la soluzione è troppo complessa, è possibile che il cliente sia confuso.

Diverse imprese temono, in caso di assegnazione d’incarico di un nuovo impianto, la perdita del controllo sui processi distaccati e quindi una dipendenza dell’azienda dal fornitore di servizi logistici. È davvero così?

Prof. Dr. Herbert Ruile: Secondo il mio parere non si deve partire dal presupposto che il cliente abbia un problema nella fase di offerta, quando si tratta di creare una maggiore trasparenza nei costi. È molto più probabile che spesso non disponga affatto dei dati rilevanti necessari. Ancora in numerose attività non è presente un calcolo dei costi dei processi dettagliato, un’esperienza già ripetuta parecchie volte. In collaborazione con i controllori del cliente abbiamo ogni volta tentato di elaborare un calcolo dei costi trasparente, cioè di rintracciare i costi dei processi dai costi generali. Ciò spesso significa tuttavia fare grandi sforzi, perché non è così semplice calcolare con precisione i costi dei processi corrispondenti in caso di impianti già esistenti. È importante in questa relazione un’analisi dei processi in corso nel magazzino, per scoprire da dove derivano quali costi dei processi. Da non dimenticare in questo contesto sono i costi opportunità. L’efficienza o la disponibilità del magazzino sono criteri altrettanto importanti. La domanda di come il gestore dell’impianto possa offrire ai suoi clienti, e questi a loro volta ai propri clienti, un servizio ancora migliore, allude al profitto e non ai costi. Nel calcolo dei vantaggi generali si devono prendere in considerazione tutti questi fattori.

È importante anche il coinvolgimento tempestivo di tutti i collaboratori rilevanti in un nuovo progetto. In che modo il consulente può supportare il cliente in questa fase?

Prof. Dr. Herbert Ruile: Il potenziale di cambiamento di un’azienda dipende anche dai singoli collaboratori. Se questi ultimi condividono la soluzione perseguita, è da valutare molto positivamente. Perciò è assolutamente necessario coinvolgere il prima possibile i collaboratori nei nuovi progetti e motivarli alla partecipazione al progetto. I cambiamenti improvvisi causano insicurezze del personale. Se i collaboratori incaricati del progetto possono guardarsi attorno alla ricerca di aziende nella stessa situazione, è utile anche mantenere un’impressione realistica di un impianto progettato. Questo può contribuire in modo decisivo a creare nelle persone coinvolte un’impressione più profonda per nuove soluzioni. Inoltre, si dovrebbe favorire così la comprensione per i cambiamenti necessari in azienda.

Il calcolo accurato dei costi dei processi e del possibile potenziale di risparmio giocano un ruolo fondamentale nella consulenza del cliente. Quanto il consulente può e deve ricorrere alle esperienze con progetti precedenti conclusi con successo?

Prof. Dr. Herbert Ruile: Esistono clienti diversi e quindi anche soluzioni logistiche diverse. L’importante, nei nuovi progetti, è che dopo la realizzazione dell’impianto si applichi una “critica di manovra” sincera sulla procedura scelta e sulle conseguenze conclusive che ne derivano. Un intenso processo di apprendimento è inoltre utile e da quest’ultimo possono imparare moltissimo entrambe le parti. Da qui risultano esperienze che possono influenzare progetti successivi. Così è possibile rafforzare la fiducia reciproca tra il progettista o il costruttore dell’impianto e il gestore successivo.

Gli aspetti ambientali e le domande sull’energia nei progetti logistici hanno sempre un ruolo importante, e richiedono al progettista logistico una spiegazione esaustiva sui processi in logistica efficienti dal punto di vista energetico. Quale ruolo avrà questo aspetto in futuro e che significato ha questo per l’organizzazione della collaborazione?

Prof. Dr. Herbert Ruile: Esistono progetti nei quali gli aspetti ambientali o energetici hanno un ruolo piuttosto secondario. D’altra parte esistono clienti, o progetti, nei quali gli aspetti riguardanti la tutela ambientale e il risparmio energetico sono assolutamente in primo piano. In considerazione delle vaste ricerche odierne nell’intero settore dell’energia, i sistemi e le soluzioni di risparmio energetico nel prossimo futuro acquisiranno anche una grande importanza nel settore logistico. La pressione di soluzioni efficienti per quanto riguarda il consumo energetico e le emissioni ridotte al momento non proviene necessariamente dal mercato, ma molto di più dalla politica, che influenza e definisce le condizioni nelle questioni energetiche e ambientali. Si deve anche considerare che anche nella logistica ciclicamente il pensiero è fortemente messo in risalto. Questo invece presuppone una discussione intensa tra il costruttore degli impianti logistici e il gestore.

Fa parte della collaborazione anche un supporto completo nel servizio clienti e nella manutenzione dei carrelli impiegati. In che modo il fornitore di servizi logistici può supportare il cliente nell’organizzazione e nella messa in sicurezza dei processi logistici?

Prof. Dr. Herbert Ruile: L’impegno nell’assistenza negli ultimi anni è stato influenzato fortemente dall’argomento dell’outsourcing. Non pochi gestori di un impianto hanno affidato negli anni passati l’assistenza e la manutenzione dei carrelli utilizzati a fornitori di servizi professionali, in molti casi al costruttore dei carrelli. I motivi sono da ricercarsi in primo luogo nella mancanza di personale, che in certi periodi non viene sfruttato appieno. Un aspetto importante qui è rivestito anche dalle nuove possibilità nell’ambito dell’industria 4.0. Grazie alla digitalizzazione e alla fitta rete di tutti i componenti nel magazzino, la gestione flotta, ma anche altri settori come ad esempio la gestione dell’edificio, può essere integrata e quindi essere organizzata in modo notevolmente più efficiente.

Quale ruolo ha, oltre alla scelta dei componenti giusti in un impianto logistico, anche la realizzazione al passo coi tempi e la consegna dell’impianto, e cosa significa questo per la gestione del tempo dedicato al processo di consulenza e implementazione?

Prof. Dr. Herbert Ruile: Se l’impianto viene avviato dopo l’allestimento e la messa in funzione, il processo di implementazione non si può dire assolutamente concluso. Anzi, dopo un certo periodo di tempo, il personale addetto al funzionamento dell’impianto deve essere costantemente addestrato e istruito. Questo comprende un processo di esperienza e apprendimento più lungo e intenso, sia per il costruttore dell’impianto sia per il cliente. Un progetto non si conclude con l’installazione e la messa in funzione, ma soltanto quando l’impianto lavora con la massima resa.

Se un progetto è stato realizzato con successo, e il funzionamento avviene praticamente senza problemi, questo è per il costruttore come per il cliente uno stato positivo da entrambe le parti. Quanto influisce un processo di consulenza andato a buon fine sul rapporto di fiducia tra il cliente e il costruttore o il consulente per il progetto?

Prof. Dr. Herbert Ruile: Se il costruttore del primo impianto nel frattempo è cresciuto dal punto di vista tecnico, allora ha buone possibilità di essere preso di nuovo in considerazione. Se, in caso di appalto, è possibile scegliere tra diverse ottime offerte molto simili dal punto di vista tecnico, il partner fino a quel momento può aspettarsi un bonus sulla fiducia. Chi offre una soluzione che corrisponde a quella dei concorrenti, e che per esempio genera al cliente un notevole valore aggiunto, ha le carte in regola per entrare in azione di nuovo come fornitore. La soluzione più perfetta possibile per il cliente e la possibilità per il fornitore è la base di una collaborazione innovativa tra fornitore logistico e cliente.